إن مضمون الرقابة هو متابعة تنفيذ الخطوات اللازمة لتحقيق أهداف المشروع والتأكد من أن الخطط تنفذ وفقا لما هو محدد من قبل ، ويعتمد في ذلك على المعايير التي تستخدم كعلاقات لاختبار النتائج الفعلية والتأكد من انجاز الأفراد القائمين بالتنفيذ الفعلي حسب الخطة المرسومة . وتستلزم الرقابة وضوح الأهداف والخطط وتوافر وسائل الاتصال الفعالة كأساس لحسن فهم الأهداف والخطط الرئيسية للمشروع .
أنواع الرقابة :
1- من حيث وقت إجراء الرقابة :
أ- رقابة في التخطيط : للتأكد من أن المعلومات المعتمد عليها في وضع الخطة سليمة وأنها
أعدت وفق إجراءات صحيحة ومتابعة البيانات لإجراء التصحيحات ومتابعة الخطة .
ب- الرقابة قبل التنفيذ : التأكد من تصحيح الأخطاء السابقة ( مواطن الإسراف أو الخلل )
قبل البدء في التنفيذ للمرحلة التالية .
ج- الرقابة خلال التنفيذ : وتشمل متابعة الأداء الفعلي .
د- الرقابة بعد التنفيذ : مقارنة الأداء الفعلي بالمخطط واتخاذ الإجراء اللازم للتصحيح
وتحديد الانحرافات ومسبباته والمسؤولية عن حدوث الخطأ .
2- من حيث الجهة التي تؤدي الرقابة :
أ- رقابة داخلية : تمارسها الإدارة بمستوياتها المختلفة وتهدف إلى تحسين أداء الوحدة
وحماية أصولها ، وتشمل كل أنواع الرقابة من ضبط داخلي أو مراجعة داخلية .
ب- رقابة خارجية : أي من خارج الجهاز العامل داخل المشروع وتهدف إلى ضمان وتأكيد
سلامة التصرفات المالية وأن القوائم والحسابات الختامية سليمة ، وأن الأساليب
المستخدمة في المشروع تحقق أهداف المنشأة .
( يوجد تكامل وترابط بين الرقابة الداخلية والرقابة الخارجية )
3- من حيث طبيعة الرقابة :
أ- رقابة إدارية : ويتم من خلالها تقييم أداء الإدارة ومدى تطبيقها للوائح والأنظمة وسلامة
عملية اتخاذ القرارات ( تقييم الوظائف ) .
ب- رقابة مالية : يقصد بها التأكد من أن الأموال يتم استخدامها طبقا للأهداف المحددة مسبقا ،
بمعنى أن الاحتياجات المالية وفرت في الوقت المناسب ، ومن المصدر المناسب ،
وبالشروط المحددة .
ج- رقابة شاملة : وتشتمل على 1- رقابة مالية ، 2- ورقابة إدارية ، 3- رقابة الكفاءة والفعالية
يقصد بالكفاءة : الاستغلال الأمثل للموارد ( أقل تكلفة ، أكثر إنتاجية ، أقل وقت )
يقصد بالفعالية : مدى تحقيق الأهداف المخططة
( وهي أفضل أنواع الرقابة )
دور المحاسب الإداري في الرقابة :
·توفير المعلومات التي تساعد الإدارة في القيام بوظيفة الرقابة .
·تحديد المقاييس والمعايير المستخدمة في الرقابة .
·الرقابة على أداء العاملين .
·تحديد طرق تقييم الأداء وتصحيح الإنحرافات .
و يثار هنا تساؤل : هل الرقابة هي تقييم الأداء ؟
يوجد تشابه كبير بين كل من الرقابة وتقييم الأداء . فالرقابة تبدأ مع عملية تخطيط الأهداف المرجو تحقيقها. وتسير مع التنفيذ لمتابعة الأحداث الفعلية ومقارنتها بالمخطط مقدما ، وتمكن من اكتشاف الانحرافات التي تحدث أثناء التنفيذ ( وقد تتخذ إجراءات مصححة خلال التنفيذ )
أما تقييم الأداء فيهتم بتحليل الانحرافات التي حدثت ومعرفة مسبباته وتحديد المسئول عنها ، وعليه يعتبر تقييم الأداء أكثر شمولا من الرقابة ، حيث أنه يسير في نفس اتجاه الرقابة ثم يزيد عنها في عملية تحليل النتائج ، بل أن الرقابة ذاتها تعد مرحلة من مراحل تقييم الأداء .
أدوات المحاسبة الإدارية في الرقابة :
1-الموازنات التخطيطية
2-تكاليف معيارية
3-النسب المالية
4-محاسبة المسؤولية
5-نظم المعلومات
الرقابة باستخدام النسب المالية :
تعتبر من أقدم وسائل التحليل والرقابة لدراسة المركز الائتماني للمنشأة والحكم على نتائج أعمالها وسلامة مركزها المالي من خلال التناسب بين أنواع الأصول والخصوم ، وبين الإيرادات والمصروفات . ويتم مقارنة النسب المالية للمنشأة مع النسب المثالية على مستوى الصناعة أو النشاط ، أو بالنسب المالية للمنشآت الأخرى
وتوجد عدة أنواع من النسب المالية من أهمها :
1- نسب السيولة 2- نسب الربحية 3- نسب المقدرة على سدادا الديون
محاسبة المسؤولية :
محاسبة المسؤولية لها أصل قديم فقد جاء ذكرها في القرآن الكريم ( .. من يعمل مثقال ذرة خيرا يره ، ومن يعمل مثقال ذرة شرا يره )
وحديث الرسول صلى الله عليه وسلم " كلكم راع وكلكم مسئول عن رعيته
وفي العصر الحديث ظهرت فكرة محاسبة المسؤولية نتيجة لزيادة وكبر حجم الوحدات الاقتصادية وظهور مشكلة تناقص الكفاءة الإدارية والحاجة إلى إحكام الرقابة ، وقد قدم علم الإدارة فكرة اللامركزية في السلطة ، والتي انسحبت إلى المسؤولية عن حل تلك المشاكل . مما دعى المحاسبة إلى أن تواكب هذا التطور من خلال فكرة محاسبة المسؤولية والتي تعتبر من أدوات المحاسبة الإدارية في مجال مساعدة الإدارة على الرقابة وتقييم الأداء .
تعريف محاسبة المسؤولية :
هي نظام علمي شامل يربط فيما بين التنظيم الإداري والنظام المحاسبي من خلال تقسيم المشروع إلى مراكز مسؤولية تساعد في ربط الأداء بالأشخاص المسئولين عن هذا الأداء ، وذلك من خلال نظام متكامل من التقارير يعتمد على تطبيق مبدأ الرقابة بالاستثناء ، بما يساعد في عمليات التخطيط والتنظيم والرقابة وتقييم الأداء.
مقومات محاسبة المسؤولية :
1-تقسيم المنشأة إلى مراكز مسؤولية .
2-تجميع عناصر التكاليف والإيرادات الخاضعة للرقابة حسب مراكز المسؤولية .
3-إعداد تقارير رقابية لمراكز المسؤولية المختلفة تبين نتائج الأداء الفعلية مقارنا بما كان مستهدفا .
مفهوم مراكز المسؤولية :
هو وحدة طبيعية مستقلة سواء كانت فنية أم إدارية ، وعادة يرأس الوحدة أحد العاملين وهو الذي يعتبر مسئولا عن أدائها . وقد تكون مراكز المسؤولية ممثلة في الشركة ككل أو في القسم أو في عملية معينة .
وكلما كبر حجم المشروع وتعقدت عملياته وتنوعت منتجاته واتسع نطاقه الجغرافي ، كلما زادت الحاجة إلى اللامركزية وتفويض السلطات للمستويات الإدارية وظهور العديد من مراكز المسؤولية .
وتنقسم مراكز المسؤولية إلى :
1-مراكز تكلفة : تمثل أصغر وحدة نشاط تتخذ أساسا لتجميع عناصر التكاليف ، ولا تحقق أي إيراد ز بمعنى أن للمركز تأثير في حدوث التكلفة وليس له تأثير على المبيعات أو الإيراد ( مثال : قسم الغزل ، قسم الصيانة )
2-مراكز ربحية : عبارة عن وحدة تنظيمية يرأسها مدير مسئول عن الإيرادات والتكاليف معا حيث تخضع الإيرادات والتكاليف لرقابته . وفي هذه الحالة قد يكون مركز الربحية طبيعيا ، أي يمثل وحدة إدارية مستقلة تبيع منتجاتها خارج المنشأة . وقد يكون مركز الربحية اصطناعيا أي يبيع منتجاته داخل المنشأة ويطلق على سعر البيع في هذه الحالة سعر التحويل . مركز الربحية قد منتجاته سلع أو خدمات .
3-مراكز استثمار : وتتمثل في الوحدة التنظيمية المسئولة عن كل ما يتصل باستثمار معين ، ويحاسب مدير مركز الاستثمار عن التكاليف والإيرادات الخاصة بالمركز والاستخدام المربح للمال المستثمر به .
أهمية التفرقة بين المراكز السابقة :
ترجع أهمية التفرقة إلى استخدام مقاييس مختلفة لتقييم الأداء وذلك كما يلي :
1-مراكز التكلفة : يتم تقييم أدائها على أساس المقارنة بين التكاليف الفعلية والمعيارية .
2-مراكز الربحية : يتم تقييم أدائها على أساس مؤشرات الربحية .
3-مراكز الاستثمار : يتم تقييم أدائها على أساس معدل العائد على الاستثمار أو الدخل المتبقي .
تجدر الإشارة إلى أن تحديد مراكز المسؤولية يختلف من منشأة لأخرى ، ويحكمه ما يلي :
1-حجم المنشأة
2-نوع الصناعة
3-طبيعة العمليات الصناعية
4-التنظيم الإداري للمنشأة
